Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI

VERİ SORUMLUSU

Unvanı            : Akın Laboratuvar Cihazları Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi. 

Adresi             : Esenşehir mahallesi Özfiliz sokak. No:23/1 Ümraniye/İstanbul

Telefon No     : 0 (216) 329 33 44                 Fax no : 0 (216) 329 61 43

E-posta          : d.akyurek@akinlab.com.tr

Web Sitesi     : https://www.akinlab.com.tr

1.GİRİŞ

1.1 Amaç

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (Politika), Akın Laboratuvar Cihazları San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından (AKIN) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri gereğince hazırlanmıştır.

AKIN; çalışanlara, çalışan adaylarına, iş ilişkisinde bulunulan üçüncü kişilere (gerçek kişiler ile tüzel kişilerin yetkilileri veya çalışanları), ziyaretçilere ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, diğer ilgili mevzuat ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin temel ilkelere uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, AKIN ve çalışanları tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politika’ya uygun olarak gerçekleştirilir.

1.2 Kapsam

AKIN’ın sahip olduğu veya AKIN tarafından yönetilen; çalışanlara, çalışan adaylarına, iş ilişkisinde bulunulan üçüncü kişilere (gerçek kişiler ile tüzel kişilerin yetkilileri veya çalışanları), ziyaretçilere ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler işbu Politika kapsamında işlenmektedir.

1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar

Alıcı Grubu                            : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

Açık Rıza                               : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme            : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Çalışan                                    : Akın Laboratuvar Cihazları San. ve Tic. Ltd. Şti. personeli.

Elektronik Ortam                   : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

Elektronik Olmayan Ortam    : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

Hizmet Sağlayıcı                    : AKIN ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.

İlgili Kişi                                : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İlgili Kullanıcı             : Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.

İmha                                       : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kanun                                     : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı                          : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri                             : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Veri Envanteri            : Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.

Kişisel Verilerin İşlenmesi     : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü̈ işlem.

Özel Nitelikli Kişisel Veri      : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik İmha                      : Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re ’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Politika                                   : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Veri İşleyen                            : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi                 : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sorumlusu                      : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi: Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.

VERBİS                                            : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

Yönetmelik                                        : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

AKIN’ın tüm departman ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere yetkisiz kişiler tarafından erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları ve görev tanımlarına ait dağılım şu şekildedir;

Genel Müdür                          : Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur.

İdari ve Mali İşler Müdürü    : Çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden ve işlenme sebebi veya süresi sona eren kişisel verilerin imhasından sorumludur.

İş Geliştirme Uzmanı             : Politika’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan idari tebdirler için gerekli çözümlerin sunulmasından sorumludur.

Teknik Servis Yetkilisi           : Politika’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.

3.KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, AKIN tarafından aşağıda gösterilen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Elektronik Ortamlar: Sunucular (yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.), Yazılımlar (ofis yazılımları, pusula), Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. ), Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü), Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.), Optik diskler (CD, DVD vb.), Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.), Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi.

Elektronik Olmayan Ortamlar: Kağıt, Manuel veri kayıt sistemleri ( başvuru formları vb.), Yazılı, basılı, görsel ortamlar.

4.SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

AKIN tarafından; çalışanlara, çalışan adaylarına, stajyerlere, ürün veya hizmet alan kişilere, potansiyel ürün veya hizmet alıcılarına, tedarikçi yetkilisi ve çalışanlarına, iş ilişkisinde bulunulan diğer üçüncü kişilere (gerçek kişiler ile tüzel kişilerin yetkilileri veya çalışanları), ziyaretçilere ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.

Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

AKIN tarafından işlenen tüm kişisel veriler, Kanun’un 4 üncü maddesine uygun olarak, işleme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak gerçekleştirimektedir. Ayrıca bu kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmektedir.

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

AKIN’ın, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 5941 sayılı Çek Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve diğer yürürlükteki kanunlar ile bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil mevzuat çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

AKIN, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

  • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışanlar için Iş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
  • Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Denetim  Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
  • Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
  • Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini
  • Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi
  • İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
  • İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
  • Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Talep / Şikâyetlerin Takibi
  • Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
  • Ücret Politikasının Yürütülmesi
  • Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Yabancı Personel Çalışma ve Oturma İzni İşlemleri
  • Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
  • Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi

4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

·  İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

·  İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

·  Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

·  Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun AKIN tarafından kabul edilmesi,

·  AKIN’ın, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

·  Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

durumlarında, AKIN tarafından ilgili kişinin talebi üzerine veya re’sen silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

5.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde AKIN tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

5.1 Teknik Tedbirler

Kurum tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

  • Ağ ve uygulama güvenliğinin sağlanması için Fortigate FW mevcut olup günceldir.
  • Bilgi teknoloji sistemleri kapsamındaki güvenlik önlemlerinin sağlanması amacıyla mevcut yazılımlar güncellenmektedir.
  • Çalışanların erişim yetkileri gerektiğinde güncellenmektedir.
  • Güncel antivirüs sistemi kullanılmaktadır.
  • Güvenlik duvarı kullanılmaktadır.
  • Kişisel verilerin yedeklenmesi ve güvenliğinin sağlanması amacıyla Veeam üzerinden nas cihazına aktarım yapılmaktadır.
  • Kullanıcı hesabı yönetimi, yetki kontrolü ve takibi yapılmaktadır.
  • Saldırı tespit ve önleme sistemi olarak, Firewall mevcut olup IPS ve Web filter devrededir.
  • Siber güvenlik tedbirleri alınmakta ve takibi yapılmaktadır.
  • Verilerin bulunduğu ortamlara ait yazılımlarda güvenlik güncellemeleri takip edilmektedir.
  • Uzaktan erişimin gerektiği verilere, Fortigate SSL VPN ile erişim sağlanmaktadır.
  • Sunucu kilitli dolapta bulunmakta ve 7/24 aktif güvenlik kamerası ile takip edilerek sistemin fiziksel güvenliği sağlanmaktadır.
  • Çalışanlar için yetki matrisi, ortak dosya paylaşımlarında kullanıcı bazlı ayar mevcuttur.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliği için SQL tarzı. yerlerde şifreleme kullanılmaktadır.

·  Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.

·  Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir.

·  Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmıştır.

·  Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

·  Özel nitelikli kişisel verilerin mümkün olduğunca e-posta yoluyla aktarılmaması yönünde çalışanlar bilgilendirilmekte, aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır.

5.2 İdari Tedbirler

AKIN tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

  • Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
  • Kişisel Verileri Koruma Komitesi Oluşturulmuştur
  • Kişisel Saklama ve İmha Politikası oluşturulmuştur.
  • Çalışanların geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri, ilgili diğer mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir.
  • AKIN tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
  • Kişisel veri işlemeye başlamadan önce, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
  • Kurum içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır. 
  • Kişisel verilerin azaltılmasına yönelik tedbirler alınmaktadır.
  • Sözleşmelere kişisel verilerin güvenliği ile ilgili hükümler konulmaktadır.

6.KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, AKIN tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir ve aşağıdaki yöntemlerle silme işlemi gerçekleştirilir.

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler                       : Sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler            : Veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler               : Evrak arşivinden sorumlu yönetici hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler            : Erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek güvenli ortamlarda saklanır.

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir ve aşağıdaki yöntemler uygulanarak yerine getirilir.

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler                            : Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler            : Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır.

6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

AKIN tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak; gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde, veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta, süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Genel Müdür tarafından güncellemeler yapılır.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler İdari ve Mali İşler Müdürü tarafından yerine getirilerek kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

SÜREÇSAKLAMA SÜRESİİMHA
Çalışan Özlük Dosyası Hazırlamaİş akdinin sona ermesinden itibaren 10 yıl (Sağlık Bilgisi 15 yıl)Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İdari İşlerİş akdinin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışanlar için eğitim faaliyetlerinin yürütülmesiİş akdinin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İşe alım süreçlerinin yürütülmesiİş akdinin sona ermesinden itibaren 10 yıl veya iş başvurusunun reddinden itibaren 2 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ücret ödemeleriİş akdinin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Tahsilat İşlemleriSözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ödemelerin yapılmasıİşlemden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İhale ve sözleşme dosyası hazırlamaİhalenin bitiminden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İhale için yetki verilmesiİhalenin bitiminden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İhracatOperasyon tamamlanmasından itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İthalatOperasyon tamamlanmasından itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Malzeme tekliflerinin alınmasıTeklif Alınmasından itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Malzeme tedarik edilmesiSözleşme sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Malzeme sevkiyatıSözleşme sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Fatura kesilmesiSözleşme sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Cihaz KurulumuSözleşme sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Arızaya müdahale edilmesiSözleşme sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Müşteriler için eğitim faaliyetlerinin yerine getirilmesiSözleşme sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Fiziksel mekan güvenliğiKayıt Tarihinden İtibaren 1 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışanlar için haftalık program hazırlanmasıFaaliyetin gerçekleştirilmesinden itibaren 2 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Teklif verilmesiSözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
PazarlamaFaaliyetin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Müşteri ZiyaretleriFaaliyetin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Aracılık FaaliyetleriKimlik ve İletişim Bilgisi Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yılSaklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

AKIN, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kağıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında ilgili kişilere açıklanır. Ayrıca Çalışanlara elektronik posta ile gönderilir. Basılı kağıt nüshası da idari ve mali işler biriminde dosyasında saklanır.

10.POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

11.POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

Politika, AKIN’ın internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları Genel Müdür tarafından iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile saklanır.

Telefon
gdpr-image
Bu web sitesi, deneyiminizi geliştirmek için çerezleri kullanır. Bu web sitesini kullanarak Veri Koruma Politikamızı kabul etmiş olursunuz.
Devamını Gör